Guía sobre trabajo remoto
para superiores

La cultura laboral está cambiando en todo el mundo. El trabajo remoto requerirá de estructura y previsibilidad, pero también de paciencia y flexibilidad.

trabajo remoto

La cultura laboral está cambiando en todo el mundo. El trabajo remoto requerirá de estructura y previsibilidad, pero también de paciencia y flexibilidad. Esto genera desafíos particulares para los superiores, quienes, de repente, tienen que liderar en circunstancias extraordinarias. Implica adaptar rápidamente sus hábitos y comportamientos para garantizar que los equipos se sientan conectados y apoyados.

Los consejos y recursos de esta guía te ayudarán a cuidar a la empresa y a tu personal, donde sea que esté trabajando.

Sigue estas siete prácticas recomendadas para que los trabajadores remotos se mantengan conectados.

Configura la infraestructura de tu equipo

Asegúrate de que tu equipo cuente con las herramientas y normas adecuadas para comunicarse y colaborar con eficacia.

  • Configura un grupo de Workplace del equipo.
  • Asegúrate de tener un disco compartido para el equipo.
  • Abre conversaciones de chat individuales con cada una de las personas a tu cargo.
  • Determina la tecnología de videollamada que el equipo usará para reuniones individuales y grupales.
  • Crea una lista de contacto con números de celular.
  • Fija las expectativas del equipo en cuanto a plazos razonables para correos electrónicos, mensajes instantáneos, etc.
  • Documenta los plazos, activos para entregar y objetivos del equipo.
  • Establece procesos para documentar las decisiones, los activos para entregar y las notas de la reunión.

Asegúrate de que las personas de tu equipo cuenten con las herramientas y el hardware que necesitan para llevar a cabo su trabajo

 

  • Conexión a internet confiable
  • Acceso remoto a redes privadas virtuales
  • Herramienta para videollamadas
  • Herramienta de mensajes instantáneos, como Workplace Chat
  • Auriculares, etc.

Guía sobre trabajo remoto para superiores

Debate las preferencias laborales con cada una de las personas a tu cargo

Analiza las preferencias de comunicación (correo electrónico, chat, video), determina la frecuencia de las conversaciones personales recurrentes y asegúrate de que las personas sepan cómo y cuándo escalar tareas. No te olvides de tener contacto con ellas de forma regular. Los trabajadores remotos se pueden sentir aislados; entonces, un simple “hola” puede marcar la diferencia.

Ponte en contacto con regularidad y comparte contexto

Cuando los equipos están dispersos, es difícil saber quién vio las novedades y la información del proyecto. Es importante reforzar el contexto por escrito, así como las reuniones personales y grupales.

  • Ayuda a las personas a mantenerse conectadas compartiendo las novedades de la empresa y la organización.
  • Siempre empieza con contexto en las reuniones y los documentos escritos para garantizar que todos estén al tanto de los objetivos, los activos para entregar y los plazos antes de pasar a los detalles.

Administra bien las reuniones

Las reuniones bien organizadas y los seguimientos son esenciales para mantener a todos productivos y conectados cuando una parte o la totalidad del equipo trabaja desde casa.

  • Organiza las reuniones cuando la mayor cantidad de personas estén disponibles. En ocasiones, resulta difícil y tienes que organizar una reunión muy temprano o muy tarde entre un equipo remoto, pero, en esos casos, asegúrate de que la conveniencia sea justa.
  • Modifica los calendarios de las reuniones según sea necesario. Algunos equipos se reúnen una vez por semana, mientras que otros se beneficiarían de reuniones más frecuentes. Las reuniones diarias de no más de 30 minutos pueden ser útiles.
  • Asegúrate de que las reuniones tengan objetivos y una agenda claros. Agrega la agenda de la reunión a las invitaciones del calendario y publícala en el grupo de Workplace de tu equipo o en el disco compartido, y deja en claro qué esperas lograr con cada elemento de la agenda. Asegúrate de enviar previamente los materiales de lectura o los enlaces a ellos.
  • En el caso de las reuniones totalmente remotas, designa a un moderador y establece las reglas del grupo para que todos puedan participar.
  • Alienta a las personas a usar videollamadas para las reuniones, incluso las individuales. El video ayuda a establecer una presencia y conexión. Usa cualquier tecnología de videoconferencias que funcione para tu equipo (p. ej., Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Messenger Video, FaceTime, etc.).
  • Comparte las notas detalladas después de la reunión. Crea publicaciones o documentos de colaboración para todas las reuniones y designa a alguien del equipo para que se asegure de que se registren y compartan las notas, los comentarios, las decisiones y las medidas.

Ten en cuenta los lugares de trabajo

Es posible que el trabajo remoto sea más desafiante cuando los equipos están formados por personas que trabajan desde su casa y personas que están en otros lugares, como en una oficina o en el campo. Ten muy en cuenta las normas de colaboración cuando los equipos son combinados y asegúrate de que las personas que trabajan de forma remota participen del debate, en especial, si hay un equipo principal que trabaja desde otro lugar.

Realiza llamadas telefónicas cuando tenga sentido hacerlo

Una llamada rápida (durante el horario laboral) a menudo es una forma más rápida de solucionar un problema entre dos personas o un grupo pequeño. Establece una norma con el equipo para realizar llamadas telefónicas si necesitan resolver cuestiones rápidamente o si hay problemas de conectividad.

Reflexiona sobre las conversaciones difíciles

Ten en cuenta que es posible que algunos temas sean difíciles de conversar cuando las personas están en distintas ubicaciones (por ejemplo, brindar comentarios constructivos). Si tienes que hablar de algo sensible, empieza preguntando cómo se siente la persona y pregúntaselo después de la conversación para ver cómo sigue. Piensa en tener estas conversaciones por videollamadas y no por teléfono.

Ayuda a las personas a identificar rutinas y a cuidarse

  • Ayuda a tu equipo a identificar rutinas que funcionen, lo que incluye tener en cuenta las distracciones que pueden ser más frecuentes en casa. Para algunas personas, se trata de simular la estructura del ambiente de la oficina en su casa, mientras que para otros se trata de establecer una nueva rutina.
  • Alienta a las personas a mantenerse conectadas con sus comunidades sociales de Workplace y, si tiene sentido, a organizar reuniones sociales por chat o, incluso, tomar un café virtual por chat para mantener las conexiones sociales.
  • Al supervisar al equipo, no te centres solo en controlar el progreso laboral, sino también en buscar signos de agotamiento o frustración, que pueden ser producto de sentirse que están siempre activos al trabajar desde casa. Recuérdales a los miembros del equipo que establezcan límites y dediquen tiempo para el cuidado personal.

Habla con los padres

  • En momentos de crisis, es posible que las personas que trabajan desde casa y tienen familias necesiten un calendario más flexible si tienen hijos que no están yendo a la escuela. Ponte en contacto con frecuencia con tu equipo para entender sus necesidades y su bienestar general.
  • Tal vez los padres necesiten cambiar sus horarios para adaptarse a los compromisos familiares. Ayuda a los padres con esta iniciativa fijando expectativas claras en torno a los resultados (y no a las horas trabajadas) y prestando atención a las reuniones de último momento o al programar las reuniones del equipo. Es posible que los padres no puedan reaccionar rápidamente a cambios repentinos en sus calendarios como lo harían en circunstancias habituales.

Ahora es más importante que nunca mantener conectada a la empresa. Para obtener más recursos sobre cómo seguir juntos, pese a la distancia, visita nuestro Centro de recursos para trabajo remoto.