4 consejos para gestionar la sobrecarga de información en el trabajo

Los lugares de trabajo modernos utilizan muchas herramientas de comunicación diferentes para impulsar el trabajo: correo electrónico, mensajería instantánea, videoconferencia cara a cara y más. Si bien varios canales pueden facilitar la comunicación con los compañeros de trabajo, también pueden aumentar la cantidad de ruido que experimentamos todos los días. Según una investigación de la Universidad de California, Irvine, puede tomar hasta 23 minutos volver a una tarea una vez que haya sido interrumpido.

Entonces, antes de responder a ese correo electrónico o mensaje de chat aparentemente importante, considere estas estrategias para administrar la comunicación de manera más efectiva.

1. Reserve tiempo para leer y responder correos electrónicos y chats

Las alertas y los pitidos de los mensajes entrantes pueden interrumpir su atención, por lo tanto, intente designar una hora cada día para responder a los mensajes de correo electrónico y chat. Hacerlo puede salvaguardar el tiempo que necesita para un trabajo enfocado y evitar que se acumulen mensajes no leídos.


Consejo profesional : tanto Gmail como Hangouts Chat ofrecen funciones de repetición y silencio para ayudarlo a administrar el tiempo y proteger su enfoque. Las notificaciones de alta prioridad son una forma práctica de notar rápidamente lo que también necesita atención. También puede cambiar sus notificaciones en Chat para personalizar lo que ve.


2. Clasifique las comunicaciones según la acción que necesita tomar

Uno de mis primeros jefes solía decir: “Cuando todo es importante, nada es importante”. La inmediatez de las comunicaciones modernas puede hacer que parezca que todo es urgente. Cuando estás enterrado bajo una pila de mensajes, puede ser útil clasificarlos según lo que significan para ti.

Para comenzar, intente hacerse estas preguntas:

  • ¿Soy la mejor persona para responder a esto? (Si no lo está, agregue a esa persona a la conversación).
  • ¿Requiere esto una respuesta, o es solo un FYI?
  • ¿Cuál es la fecha límite para una respuesta o elemento de acción?
  • ¿Cuánto tiempo llevará una respuesta? Si se puede hacer en menos de dos minutos, hágalo. De lo contrario, reserve tiempo para responder más tarde.

Como a otro jefe le gustaba decir: “El mejor simulacro de incendio es NO simulacro de incendio”. Si algo se siente urgente pero necesita tiempo para trabajar en ello, dígalo.


Consejo profesional : en Gmail, puede usar etiquetas y filtros para organizar su bandeja de entrada y facilitar la categorización y respuesta de correos electrónicos. Para tareas que puede abordar de inmediato, intente Respuesta inteligente para responder aún más rápido en Gmail y Hangouts Chat . Si la tarea requiere el aporte de otros o tomará más de 30 minutos, siempre puede programar una reunión .

3. Gerentes: no seas parte del problema

Si es gerente de personas, la forma en que se comunica puede tener un impacto significativo en el bienestar emocional de sus empleados. Estas son algunas de las mejores prácticas que trato de seguir:

  • Sea claro sobre por qué se está comunicando. Si solo está transmitiendo información, dedique los 1,5 segundos que lleva agregar una nota “solo para su información” en la parte superior de un correo electrónico reenviado. Si necesita una respuesta lo antes posible, aclare exactamente lo que necesita y asigne un propietario claro.
  • No envíe correos electrónicos durante el fin de semana. En Gmail, puede programar mensajes para que se envíen más tarde, para que sus empleados no sientan la presión de responder durante el fin de semana (incluso si es cuando se está poniendo al día).
  • Dar contexto cada vez que agrega personas. Por ejemplo, cuando agrega personas a un hilo de correo electrónico o sala de chat, explique por qué están allí (“+ Alexa programará esta reunión, + Matt hará un primer borrador de la presentación”) para que los roles estén claros.

Consejo profesional : también es útil consultar con su equipo y ver qué funciona (o no). Google Forms es una manera fácil de hacer una verificación informal del pulso y puede hacer que la encuesta sea anónima para que los miembros del equipo se sientan más cómodos compartiendo comentarios honestos.


4. Aproveche la tecnología moderna.

Una de las ventajas de usar herramientas modernas como G Suite es que constantemente estamos agregando funciones para ayudarlo a ser más productivo, como la capacidad de buscar en su historial de chat o habilitar empujones en Gmail para que no se olvide de seguir un correo electrónico importante (Eche un vistazo a nuestro resumen de 2019 para obtener más información sobre lo último y lo mejor).

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